과거에는 기업이 해외용 문서 인증을 받으려면 절차가 복잡하고 시간도 많이 걸렸다. 공증, 외교 인증, 대사관 인증 또는 영사 확인까지 거쳐야 했기 때문이다. 그러나 이제 이 과정이 크게 간소화됐다. 단 하나의 '아포스티유(Apostille)'만으로도 중국 문서를 100여 개국에서 신속하게 사용할 수 있게 됐기 때문이다.

1단계: 상하이시 각 공증기관에서 발급한 대외 공증 문서(대외 공증 문서는 발급 기관에서 봉투에 밀봉 처리해야 함) 또는 상하이시 무역촉진위원회에서 발급한 상업 증명서 또는 원산지 증명서를 준비한다.

2단계: 위의 대외 문서를 지참하고 상하이 외사 서비스 센터 창구를 방문하여 신청한다(상하이 외사 서비스 센터 위챗 공식계정 팔로우 → 셀프 서비스 → 온라인 업무 예약을 통해 예약 가능, 예약 시 현장 우선 접수 처리).

1. 상하이 외사 서비스 센터 본부

주소: 화산로(華山路) 228호 1층 104호실

접수 시간: 월요일~금요일 9:00~11:30, 13:30~17:00(법정 공휴일 제외)

문의 전화: 62470833(상담 시간: 월요일~금요일 9:00~11:30, 13:30~17:00, 법정 공휴일 제외)

2. 상하이 외사 서비스 센터 푸둥(浦東) 지부

주소: 민성로(民生路) 1518호 (한샤오로·含笑路 80호) 진잉빌딩(金鷹大廈) A동 101호실

문의 전화: 50933651(월요일~금요일 9:00~11:30, 13:30~17:00, 법정 공휴일 제외)

3단계: 창구에서 대외 공증 문서 또는 상사 문서를 제출하고 접수 완료 후 당일 아포스티유 발급 비용을 납부해야 한다. <아포스티유 신청 수수료 납부 영수증(수령표)>을 수령한다.

4단계: 아포스티유 수령표에 기재된 수령 날짜와 시간에 접수 창구를 방문하여 수령하거나, 우편으로 받아볼 수 있다.

문의 사항이 있을 경우 021-62470833번으로 연락한 후 상담원 연결을 통해 문의 가능하다(근무일 9:00~11:30, 13:30~17:00).

왜 아포스티유가 필요한가?

쉽게 말해 아포스티유는 학력증명서, 재직증명서 등 중요한 증빙 문서에 부여되는 특별한 '추가 확인서'이다. 원본 문서를 대체하는 것이 아니라, 그 문서에 대해 국제적으로 널리 이해되고 인정받을 수 있는 '설명'을 덧붙이는 역할을 한다. 즉, 원본 문서(또는 공증서)를 기반으로 해당 문서의 발급 기관, 서명자, 날인 기관 등을 명확하게 표시하여 국가 간 문서 사용 시 의문을 줄이고 반복적인 검증 절차를 생략할 수 있다.

아포스티유의 근거는 2023년, <외국공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협약>이 중국에서 공식적으로 발효 및 시행된 데 있다. 이 국제 협약에는 총 126개 회원국이 가입되어 있으며, 미국, 캐나다, 유럽연합, 일본, 한국 및 '일대일로' 다수 국가가 포함된다.

즉, 아포스티유를 발급받으면 협약 가입국 간 공문서 처리 시간이 대폭 단축된다. 통계에 따르면 기존 약 20근무일이 소요되던 절차가 몇 근무일로 줄어들며, 협약국 간 문서 처리 시간은 평균 약 90% 감소한 것으로 나타났다.

신청 방법

현재 상하이에서 아포스티유를 발급받는 데는 두 가지 방법이 있다.

첫째, 현장 신청으로, 기업과 일반인이 직접 접수 창구를 방문하여 아포스티유 및 영사 확인을 신청할 수 있다.

둘째, 선행 기관을 통한 원스톱 대행 방식으로, 신청인이 상하이시 공증기관 또는 상하이시 무역촉진위원회에 위임하여 대신 처리하도록 하는 방법이다. 상하이시 전역에 분포된 25개 공증기관 및 상하이시 무역촉진위원회의 7개 업무 창구를 통해 아포스티유 및 영사 확인 대행 서비스를 제공한다.

수수료 및 처리 기간

민사 관련 서류는 50위안/부, 상사 관련 서류는 100위안/부이다. 아포스티유 일반 발급의 처리 기간은 4근무일, 급행 발급의 처리 기간은 2근무일이다.

한국어 버전은 참고용일 뿐이며 중국어 공식 서류를 기준으로 한다.

원문 출처: 상관뉴스(上觀新聞), 상하이 외사판공실